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怎样做好办公室工作(精选多篇)

时间:2025-03-17 08:20:25
怎样做好办公室工作(精选多篇)[此文共14826字]

第一篇:怎样做好办公室工作

一、办公室工作的主要职责、地位和作用

首先办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作,处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位,是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能,这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性,工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会,还是管理、服务、协调,任何一个环节出了问题,都会产生很大的影响,甚至给整个地税工作带来被动或造成损失,也就是说,办公室工作开展得如何,直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项税收任务的完成。

其次办公室工作能不能得到加强,关键在于领导,在于领导对办公室工作的认识和重视,如果把办公室单纯地作为后勤服务单位而忽视其参谋、助手作用来认识,办公室就变成了勤杂室,办公室工作人员每天就会沉浸于纷繁零碎的琐事之中,就没有时间去抓信息工作和搞调查研究。下情不了解,谈不上给领导提供决策的依据。如果领导重视、关心、支持办公室工作,从政治上关心他们,给他们提供尽可能多的学习提高机会,尽可能地改善他们的工作环境和条件,从工作上支持他们,从生活上关心他们,从心灵上理解他们,肯定会使办公室不仅能够稳定住队伍,而且还会有很大的吸引力,达到其充分调动他们努力工作的积极性。

二、具备担当办公室主任的条件

(一)办公室工作有利于提高自己的综合素质,全面发展自己。能否有效发挥办公室的整体作用,关键在于办公室主任,因为办公室主任的职责是主持办公室的全面工作,既要参与领导班子对重大问题的讨论与决策,又要组织参与日常的琐碎事务,要带领和组织办公室人员努力完成承担的各项工作任务,一个称职的办公室主任必须具备与相适应的政治理论水平、文化知识、专业知识和管理水平。

(二)从我从事众多工作岗位来看,越是杂务事情多,工作烦琐的工作岗位和工作环境越富有吸引力和挑战性,越是能够学到新知识、新经验,增长新才干,开拓新视野,挖掘新潜力,办公室岗位就是用武之地和锻炼的最好场地。对人生阅历的增长和能力的培养都是一次难得的锻炼机遇。但是,挑战与机遇同在,压力与动力并存,在办公室工作将会尝到更多的酸甜苦辣。但是办公室主任岗位能够锻炼自己,获取多方面知识和实践经验,提高自身综合素质。

(二)要具备担当办公室主任所必须的政治素质和个人品质。

1、敬业精神要强,工作要认真负责,勤勤恳恳、任劳任怨、干一行、爱一行、专一行。特别是要有严明的组织纪律性,吃苦耐劳的优良品质、雷厉风行的工作作风,这是干好办公室工作的前提条件。

2、思想要活跃,要有解放思想,实事求是的优良作用,接受新生事物要快,爱学习,爱出点子,改革和超前意识要强,在工作中要充分发挥主观能动性,才能不断开拓新局面。

3、办事要稳妥,处事要严谨,在廉洁自律上要求严格,严于律已,要起模范带头作用,这是做好各项工作的保证。

4、要信奉诚实、正派的做人要诚实、正派,要有高尚的道德品质,朴实的工作作风,公正的处事原则。所谓“高尚”就是要树立正确的世界观、人生观和价值观,做到堂堂正正做人,认认真真做事;所谓“朴实”就是人的能力有大小,水平有高低,只要把劲全使出来,就是一个好同志;所谓“公正”就是在原则问题上不能糊涂,不能像墙头芦苇随风倒,看领导眼色行事;要谦虚谨慎,慎用权力,知人善任,能够与人团结共事,而且具有良好的协调能力和工作方法。有了成绩归功于大家,出了问题要主动承担责任,关心下属要一视同仁,始终发挥整体合力的战斗作用。

(三)要具有担当办公室主任必须的知识能力

从办公室的职能来看,综合性强,职能繁杂,担负着机关内务、文秘、协调、后勤服务和机关管理等多项工作。办公室主任必须具备一定的政治理论水平、文字综合能力、组织协调能力和管理经验。

1、具备一定的政治理论水平。在办公室岗位工作,加之办公室岗位的要求,必须要一定的政治理论水平,才能适应办公室工作的需要。因此,平时注重学习,理解掌握有关国家的大政方针政策,保持清醒的政治头脑,才能够在工作中始终把握正确的政治方向,保持较高的政治敏锐性。

2、要具备一定的文字综合能力。本身要具有一定的文字基础,同时,要熟悉业务知识,包括税收知识、财会知识和科学文化知识,文字功底和语言表达能力以及工作方法,如果不具备这一点,那么不论起草文件还是开会发言答复问题等方面都是糊里糊涂,抓不住要害,提不出问题,只能是和“稀泥”。

3、要有一定的组织协调能力和管理经验。办公室的所有工作,本人在办公室12年工作中不同程度地实践过。我认为办公室工作不单是要对办公室岗位本身熟悉,而且要对本部门整个工作有所了解。只有对税收工作的全面熟悉和了解,才能打下综合管理能力的基矗

三、办公室主任应具备良好的精神状态

办公室是综合部门,既要协调方方面面,又要服务上下左右,具有整体性强、影响大的特点,要使办公室具有战斗力,发挥窗口树好形象,办公室工作人员必须具备良好的精神状态。一是忠诚可靠,洁身端正。在思想上忠于税收事业,不折不扣地理解党的路线、方针、政策,特别是税收政策,树立全心全意为人民服务的思想,在行动上要服从领导,对领导和各项决定应认真地贯彻执行,不得自行其事,一旦遇到领导作出的决定不妥或明显失误时,应该出以公心,予以提醒,切不可为博得领导欢心而盲目服从,曲意迎逢。警惕各种腐朽思想的侵蚀,抵制各种不正之风,堂堂正正做人,清清白白从政,勤勤恳恳办事。二是任劳任怨,勤奋好学,不论是撰写材料、文件收发、打印装订,还是协调办事、接待

来访、车辆管理、安全保卫,甚至添茶倒水、打扫卫生等都要有强烈的服务意识,以高度负责的态度,一丝不苟地做好,这些成绩和效果往往不是显而易见的,但常常是融入其他工作之中或为他人“做嫁衣”的,并且常因撰写材料、接待来访而不分上下班、节假日,这就要求我们具有不为名、不为利、任劳任怨、甘当无名英雄的思想品德,经受得起各种误解、委曲和挫折,胸怀要宽,肚量要大,要运用自己的智慧,既化解矛盾,又综合协调,努力为领导分忧解难,把工作搞好。三是团结同志,宽以待人。一个单位的同志,由于生活阅历、工作经历、文化层次、兴趣爱好、职责任务等诸多方面存在差异,作为办公室主任就必须大事讲原则,小事讲风格,对人必须宽厚诚恳,对事必须严谨认真,只有这样,才有协调各科室之间的矛盾、职工与领导之间的矛盾,以及本单位与外单位,特别是与纳税人之间的矛盾,让同志之间、科室之间、上下级之间,团结一心,促进机关工作的高效运转。

四、办公室人员即秘书的几点要求

秘书是办公室的重要组成人员,办公室工作的好坏,秘书人员起着关键的作用。因此,秘书人员必须做到以下方面。

(一)做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒忙。何为纯 ……此处隐藏10834个字……首先要有敬业、乐业的精神。做事要专心致志,聚精会神,不三心二意,心不在焉。要有事业心,责任感,忠于职守,尽职尽言,勇于承担任务,不推诿困难,不回避矛盾,勤敏踏实,既要有雷厉风行、讲究效率的干练作风,又要有任劳任怨、埋头苦干的精神;要有严格的组织纪律性,既不专擅,又不推诿,既尊重领导,又不盲从。

第四,良好的文化知识素养。要有专门业务知识,干一行,懂一行。要有多种辅助知识,如社会知识、自然知识、科技知识、国际常识等。

二、要熟悉机关和机关工作的基本情况

机关和机关的工作基本情况,包括党政各级机关的职能范围、专门业务和工作规律,本机关的结构、状况、工作安排等。只有熟悉基本情况,了解环境、了解人物、了解制度后,才能有的放矢地开展各项工作,促进办公室工作高效率、快节奏的运转。

三、做好文字起草和信息收集工作

四、做好来信来访和对外接待工作

办公室所处的部门和承担的义务,在工作中必然会接触到形形色色的人——上级和下级,熟人和生人,干部和群众等。在待人接物,处理公私事务中,秘书

的礼貌,在沟通人际关系、融洽感情、促成办事方面起着十分重要的作用。在待人处事过程中,秘书应遵循四个原则:

第一,尊重原则;第二,一律平等,不亢不卑的原则;第三,语言、举止得体的原则;第四,重承诺、守信用的原则。 五、认真负责,积极主动,管好建设性工作 把认真负责落实到“三劲”和动脑问题上。做工作要有干劲、钻劲、韧劲,百折不挠,不怕困难;办事情,敢于动脑,善于动脑。

秘书工作,事务性的很多,被动性比较大,学会将被动转化为主动。一是吃透两头,对上面的精神领会得透彻,对下面的情况了如指掌;二是多请示勤汇报,把自己始终置于领导的开导之下;三是加强工作的计划性、预见性,避免盲目和混乱;四是坚持编写“大事记”;五是建立制度,积累资料。

秘书工作,应当立足管、拟、调,并以“管”字当头,帮助领导办好事情。要管理的有三种情况,一是领导直接抓的中心工作,要掌握动态和进程,提供情况;二是日常工作,要抓得具体,不仅要提供情况,还要提出建议,必要时要准备复议方案;三是领导暂时不抓的工作,要主动管起来,掌握一般情况,到时候能跟得上去。

六、做好提案预案与保密工作

七、做好与领导的沟通、协调工作

1、建立与领导“对接”的工作语言。

2、秘书既要谨慎,又要开放。

几项具体秘书工作 (一)文电的处理工作

对请示报告,要一问一答,及时办理。对总结经验报告,要件件过目,经过研究,选择推广。

处理文件分三类:一类是阅后转走的;二类是自己了解情况的;三类是自己要承办的,对这类文件要认真阅读,消化其内容,准备好处理的有关资料。呈送领导批办的文件也分三类:一类是呈请领导批示的;二类是呈送领导过目的;三类是不呈送文本,只需口头向领导汇报的。

呈送领导审批文件的程序,先送主管领导,后送其他有关领导。批转有关部门办理的文件,事后要催问其办理情况。

切实做好文电的保管、保密、归档工作。

(二)文电的起草工作

1、对起草文电的要求。(1)力求贯彻领导意图,体现政策,切合实际。(2)思想明确,材料生动。提倡什么、反对什么、肯定什么、否定什么,都要明确,不能含糊。要有情况、有分析、有措施,不要空议论。(3)围绕主题,突出重点。

(4)层次分明,条理清楚。(5)文字简练,用语通俗。

2、保证文电质量的措施。(1)不断提高领会领导意图的能力,增强观察事物的敏感性,争取多参加一些会议,多听一些领导人的讲话,头脑里多装一些有关领导的东西。(2)多了解情况,多收集信息,多掌握材料。(3)努力学习,不断提高思想政策理论水平,丰富知识,提高智商,增长见识。(4)提高写作水平。关键是多看、多想、多写。多看,就是拓宽视野,广泛吸收新鲜东西,用先进写

作方法充实自己。多想,就是善于用脑,广开思路,用新的思维模式,从不同的情况、不同的角度、不同的层面、不同的层次、不同的方位思考问题。多写,就是把学得的新鲜东西,加以实践练兵,写的多了,时间长了,熟能生巧,就会有所提高。(5)抓住撰写文件的几个主要环节。一是领会意图,明确观点;二是选定材料,把收集的材料列出清单,进行排队,然后,去粗取精,去伪存真,作出筛选;三是拟定结构,敲定提纲;四是写出初稿;五是反复推敲修改;六是集体研究,主动请示;七是领导定稿后,打印校对。

(三)会议的秘书工作

1、会前准备。(1)在领导的意图下,安排会议内容;(2)如果是传达文件,自己首先熟悉文件内容,理解文件精神;(3)发出开会通知,如果是电话通知,要讲清会议的时间、地点、人员、内容、需准备的材料等事项,如果是指定与会人员,要请本人接电话;(4)安排与会人员的食宿、车辆等问题;(5)对与会人员的报到及时催问,避免误事。

2、会中,主要是搞好记录。对有文件问题,可简单记录,没有文件的要记得详细些,并注意记结论,记重点,记分歧意见,记数字、时间、地点、人名。

3、会后,主要是把会议决定的问题,迅速通知出去,其方法是,或发文件,或发纪要,或发简报,或口头通知。事后要抓贯彻落实。

(四)资料集累工作。

(五)群众来信来访的接待处理工作。

做好文秘工作的注意事项

一要保守秘密。严守秘密,不传播谣言和小道消息,不搬弄、议论是非;外出随时锁门,重要文件和资料要放入抽屉中锁好,平时闲聊不谈及具体人和事。

二要讲团结。一是工作中以诚待人不虚伪,宽以待人不苛求;互相支持、互相帮助、互相谅解、互相交流。二是工作出现差错和产生矛盾,应多从自己身上找原因,不埋怨他人;三是对待同志出现的差错和失误,应当面善意指出,不要背后议论和指责;四是多看人优点,多学他人长处;五是顾全大局,互相补台,话往拢说,事往拢办。

三要有责任心。工作要讲求效率和质量,凡是领导交办的任务,都要尽最大努力在规定时间和期限内完成;工作要力求细致,养成一种严谨细致的作风,要有上进心,力求在本职岗位上多出成绩,多出亮点。无论什么工作,事前都要做充分的考虑,办事时力求精益求精。特别是文字校对要仔细。最大限度的减少文字差错。

四要有章法。做到熟悉岗位职责和责任要求,知晓自己在一个阶段和年度工作任务,注意培养工作有目标、有计划的良好习惯。注意养成每天花几分钟时间一小结、每周一总结的思维习惯,通过总结和交流工作中和为人处事方面的得失,不断提高个人能力和修养。

五要经常“充电”。养成勤做笔记,勤写心得,勤思考的习惯。在工作实践中学习,不断增强素质的全面性,做到尽可能多的掌握各种必备的工作技能,尽可能多学习与工作有关的知识,尽可能多熟悉交通行业各个方面、各个层面的情况,尽可能多储备同工作有关的信息。特别是要熟悉掌握网络应用方面的知识,充分利用好电子邮件。

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